Økonomistyring i Ullern Idrettsforening Fotball
Ullern Idrettsforening består av fire idretter, bandy, basket, håndball og fotball, hvor fotball er den største aktiviteten. Idrettslaget er en «non profit» – organisasjon, hvor – i motsetning til vanlig næringsvirksomhet – økonomisk verdiskapning ikke er hovedmålet for virksomheten, som har en annen innretning. I den forbindelse henvises det til annet punkt i håndboken. På den annen side skal virksomheten i Ullern IF drives til glede for medlemmer, aktive, ansatte, kunder, leverandører og samfunn. Det betyr at virksomheten må drives med tilfredsstillende økonomisk styring og innenfor forsvarlig risikoprofil. Det innebærer at klubben minst følger de anvisninger som er gitt i Norges Fotballforbunds kriterier for kvalitetsklubb – høyeste nivå.
Tilfredsstillende økonomisk styring innebærer at Ullern IF Fotball skal ha en organisering med høy effektivitet og riktige strukturer for god ledelse. Konkret innebærer dette at:
- attestasjons- og anvisningsinstruks og andre interne rutiner (kontanthåndtering, bruk av bankkonto, håndtering av dommerregninger, bruk av skjema for bilgodtgjørelse m.m.) skal vedtas av idrettslagets styre etter hvert årsmøte.. Dette innebærer blant annet at det alltid er to personer som godkjenner og signerer alle utbetalinger på vegne av fotballgruppa
- ingen lag i fotballgruppa skal ha egne lagkasser/kontoer som idrettslaget ikke eier
- budsjett for fotballgruppen vedtas på Idrettsforeningens årsmøte
- årlige månedsfordelte budsjetter for fotballgruppa på kontonivå og tilsvarende som i det løpende driftsregnskapet til idrettslaget
- månedlig oppfølging av resultat- og balanseregnskap mot budsjett (avvik) og iverksettelse av eventuelle korrektive tiltak. All aktivitet i klubben skal med i regnskapet og alle regnskapsbilag (inngående fakturaer/utgifts-bilag/reiseregninger) skal stiles til Ullern IF Fotball.
- strategiplaner for virksomheten ved behov med kartlegging av behov for økonomiske ressurser skal vedtas av idrettslagets årsmøte.
De årlige handlingsplanene med tilhørende budsjetter skal være basert på forsiktighetsprinsippet. Det innebærer at man sikrer driften gjennom sikre inntekter og tar høyde for alle kjente kostnader og at regnskapet føres i henhold til god regnskapsskikk og forsiktighetsprinsippet (laveste verdis prinsipp).
Drift og investeringer i Ullern IF skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler og alle investeringer skal vedtas av idrettslagets årsmøte.
I løpet av de siste årene har virksomheten i Ullern IF Fotball vokst betydelig både i sportslig omfang og i økonomisk forstand. Det setter også krav til nødvendig kompetanse på økonomiområdet i fotballgruppa og i klubben. Dette betyr at Ullern IF må besitte tilfredsstillende økonomi-kompetanse for å sikre en videre bærekraftig utvikling av de sportslige aktivitetene i fotballgruppa. Dette er et hovedhensyn med sterk grad av permanens og som vil bli ivaretatt på beste måte.
Ullern IF Fotball har egen regnskapsfører som i varetar regnskapsfunksjonen i samarbeid med idrettslagets regnskapsfører og regnskapsåret følger kalenderåret.
Økonomistyring Ullern Fotball - Rutinebeskrivelser overordnet
Daglig; Ullern Fotball har kasserer og egen ansatt som tar seg av daglige bilag og gjøremål.
Ukentlig; Ullern Fotball har egen ansatt som ukentlig følger opp regnskap/økonomi i samarbeid med eksternt regnskapsbyrå
Månedlig; Ullern Fotball har månedlig avslutning av regnskap og lønnsutbetaling, et samarbeid mellom ansatte, kasserer og eksternt regnskapsbyrå.
Inkludert månedlige utsendelser til styret i Ullern Fotball.
4-6 ganger årlig; Ullern Fotball har økonomi og regnskap som tema på styremøter.
Årlig; Ullern Fotball har revisorgjennomgang og regnskapsavslutning i forbindelse med årsmøte for klubben. Der blir alle tall lagt frem, samt budsjett for neste år.